5S – Ein bisschen Frühjahrsputz, oder wie war das?

„Natürlich ist das für uns wichtig! Die Mitarbeiter müssen mal lernen nach Feierabend durchzufegen!“ Jeder Lean Manager hat so einen Satz schon einmal gehört als er 5S erwähnt hat, ob von der Geschäftsführung, der Produktionsleitung oder von anderen Führungskräften. Leider wird 5S nach wie vor oftmals mit Ordnung und Sauberkeit gleichgesetzt. Was 5S tatsächlich ist und woraus es sich zusammensetzt wollen wir nachfolgend erläutern.

 

5S ist eine weit verbreitete Methode des Lean Managements. Der Name resultiert aus den ersten Buchstaben der fünf Bestandteile dieses Tools, welche im japanischen alle mit einem "S" beginnen. Da der Großteil der Mitarbeiter in deutschen Unternehmen allerdings kein japanisch sprechen und sich auch nicht vorgenommen haben es zu lernen, werden die Begriffe in der Regel ins Deutsche übersetzt. Je nach Wahl der Übersetzung beginnen sie dann alle mit einem "A" und heißen 5A oder wie im japanischen mit einem "S". Falls in Ihrem Unternehmen die japanischen Begriffe verbreitet sind, sollten Sie den Verantwortlichen mal augenzwinkernd fragen, ob geplant ist Japanisch-Kurse im Unternehmen anzubieten. 

 

Die 5 Schritte sind:

§ Sortiere aus

§ Sichtbar anordnen

§ Sauberhalten

§ Standardisiere

§ Ständig verbessern

 

5S wird häufig als eine der ersten Methoden bei der Einführung des Lean Managements genutzt, da mit ihr Arbeitssysteme nicht nur nachhaltig verbessert werden können, sondern auch weil es die Lean Management Philosophie sehr anschaulich und praxisnah darstellt. Mitarbeiter sehen direkt Veränderung, hinterfragen ihr Arbeitsumfeld und können sich aktiv bei der Neugestaltung einbringen und fühlen sich somit viel verbundener und identifizieren sich stärker mit Ihrem Arbeitsplatz.

 

Der 5S-Zyklus und seine Stufen

5S ist eine zyklische Vorgehensweise in fünf Teilschritten zur nachhaltigen Verbesserung von Prozessen und Arbeitssystemen. Zyklisch bedeutet dabei, dass die fünf Schritte nicht einmal durchgeführt werden und man damit 5S perfekt umgesetzt hat, sondern dass die Abfolge der Schritte sich immer wiederholt und damit Teil des Alltags wird. Nur dadurch schafft man es immer besser zu werden. Jemand der kaum Sport treibt wird ja auch nicht von heute auf morgen an einem Marathon teilnehmen. Ein Sportler ist sich seiner Ziele bewusst, investiert viel Zeit darin, diesen näher zu kommen und entwickelt sich kontinuierlich weiter um es dann zu erreichen und sich neue Ziele zu setzen.

 

1. Schritt - Sortiere aus

Hierbei wird aus dem Arbeitssystem alles nicht notwendige entfernt wie z.B. nicht genutzte Werkzeuge, Stühle, Werkbänke und Unterlagen, Schränke und Ablagen. Auch Abfall und Müll werden in diesem Schritt aus dem Bereich entfernt. Hinterfragen Sie, ob Sie wirklich alles an Ihrem Arbeitsplatz brauchen und was der jeweilige Zweck ist. Ein häufiges Beispiel sind Ersatzteile für Anlagen, die es im Betrieb überhaupt nicht mehr gibt - wer soll die also noch gebrauchen?

Es empfiehlt sich bei Gegenständen, die aufgrund des Wertes bzw. der Entsorgung Klärungsbedarf aufweisen, diese zu markieren und von dem anderen Material getrennt aufzubewahren. Dieses sollte allerdings so schnell wie möglich geklärt und dementsprechend entsorgt oder anderweitig gelagert werden.

 

Zielzustand des ersten Schrittes ist, dass nur notwendige Gegenstände und Werkzeuge im Arbeitssystem verbleiben.

 

2. Schritt - Sichtbar anordnen

Haben sie mal beim Einkaufen dran gedacht, wie alle Autos parken würden, wenn es die weißen Linien auf den Parkplätzen nicht gäbe? Auch wenn es manchem Zeitgenossen jetzt schon schwer fällt innerhalb der Linien zu bleiben, wäre es ganz sicher deutlich chaotischer, wenn jeder parken würde wie er möchte.

Daher ist auch der zweite 5S-Schritt so wichtig: Sichtbar anordnen. Allen aus dem ersten Schritt verbleibenden Gegenstände werden definierte Plätze zugewiesen. Dies geschieht danach, wer den Gegenstand am häufigsten benutzt, oder von wo er am schnellsten erreicht werden kann. Lange Wege und unnötige Transportzeiten sollen vermieden werden. Anschließend werden diese Stellplätze beschriftet. Hier empfiehlt sich u.a. die Benutzung von Bodenmarkierungen und Definition von Stellflächen.

 

Zielzustand ist, dass alle Gegenstände einen definierten, beschrifteten Platz im Arbeitssystem erhalten.

 

3. Schritt - Sauberhalten

So, jetzt kommen wir zu dem Schritt, den viele als erstes mit 5S verbinden, der Sauberkeit.

In diesem Schritt reinigen die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz, schließlich ist man in einem sauberen Arbeitssystem effizienter und motivierter. Lösungsansätze, wie Abfall und Schmutz nachhaltig vermieden bzw. minimiert werden können werden aufgenommen und eingeführt. Anschließend werden gemeinsam Checklisten und Reinigungspläne erstellt. Falls solche festgestellt werden, werden kleinere Reparaturmaßnahmen direkt umgesetzt und Werkzeugbestellungen bzw. größere Reparaturen aufgenommen und durch die Verantwortlichen eingeleitet.

Die Mitarbeiter sollen beim dritten "S" nicht die Reinigungskraft ersetzen, sondern ihren Arbeitsplatz genau inspizieren, für Betriebsblindheit sensibilisiert werden und auch gleichzeitig Maschinen und Werkzeuge auf Defekte prüfen. Es geht nämlich auch ums Hinterfragen und Verstehen. Eines unserer Highlights für diesen Punkt war eine Maschine mit einem Ölleck, wodurch der Boden an einer Stelle ständig ölig und rutschig war. Dies musste bei jeder Schichtübergabe durch die Mitarbeiter gesäubert werden. Dazu wurden alle dafür notwendigen Materialien geholt und wieder ins Lager gebracht, welches sich im anderen Werk befand. Der Mitarbeiter konnte in der Zeit natürlich auch nicht seiner Arbeit nachgehen und hatte Schwierigkeiten seine Vorgaben einzuhalten, obwohl es selbst keine Schuld trug. Deswegen blieb ihm auch keine Zeit, sich mit dem Problem auseinanderzusetzen, geschweige es denn zu lösen. Erst im Rahmen eines 5S-Workshops wurde das Problem angesprochen, identifiziert und nachhaltig gelöst: Ein porös gewordener Ölschlauch sorgte für das Leck. Der Schlauch wurde umgehend auswechselt und der Auftraggeber hat allein dadurch um die 9.000 € jährlich gespart.

 

Zielzustand ist hier ein komplett aufgeräumter und sauberer Arbeitsplatz an dem alle Gerätschaften und Maschinen funktionsfähig sind.

 

4. Schritt - Standardisieren

In diesem Schritt werden die in den ersten drei Schritten erarbeiteten Ergebnisse standardisiert und in Form von Gut/Schlecht-Grafiken, Markierungen und Vorgehensweisen festgehalten. Dazu gehört zum Beispiel die Einführung von sogenannten Shadow-Boards, die quasi als Werkzeugeinlage dienen und genau definieren welche Werkzeuge gebraucht werden und an den Arbeitsplatz gehören. Wichtig dabei ist, dass die definierten Standards durch die Führungskräfte eingefordert werden und durch die tägliche Anwendung in Fleisch und Mark übergehen. Um die Identifikation und Verantwortung der Mitarbeiter zu steigern hilft es, alle Standards auszuhängen, sodass sie von jeder Person, die sich in der Nähe des Arbeitssystems befindet, direkt gesehen werden kann. Was bringen Ihnen schließlich die besten Standards, wenn diejenigen für die sie bestimmt sind keinen Zugang dazu haben?

 

Zielzustand ist, dass alle Vorgehensweisen und Zustände klar definiert und jederzeit für alle einsehbar sind.

 

5. Schritt - Ständig verbessern

Einer der wichtigsten Aspekte, beim Lean Management generell und auch bei 5S, ist die kontinuierliche Verbesserung. Wenn die ersten 4 Schritte erfolgreich absolviert wurden, sind bereits erste Ergebnisse sichtbar. Nun gilt es, diese aufrechtzuerhalten und ständig zu verbessern. Hierbei sollte der 5S-Zyklus ständig durchlaufen werden, bis er unbewusst ausgeführt wird und Teil des Selbstverständnisses wird. Unterstützend wirken hier 5S-Audits, -Workshops oder Partnerschaften für die jeweiligen Bereiche, sodass die verschiedenen Teams sich gegenseitig unterstützen. Wichtig fürs erfolgreiche Einführen von 5S ist, dass dies als gemeinsame Aufgabe aller beteiligten Hierarchieebenen verstanden wird. Das heißt, dass die Mitarbeiter durch ihre Führungskräfte unterstützt werden - Fordern und Fördern lautet die Devise.

 

Zielzustand ist hier die kontinuierliche Verbesserung des Arbeitssystems.

 

Fazit

5S ist also keinesfalls als "Frühjahrsputz", sondern als Zyklus zu verstehen, mit dem Arbeitssysteme nachhaltig verbessert werden. Wichtig hierbei ist es Mitarbeiter und Führungskräfte zu sensibilisieren und damit Verständnis für die Methode zu schaffen. 5S sorgt für Erfolge in den Themenfeldern Verschwendungsvermeidung, Optimierung von Suchzeiten, Transparenz und Mitarbeitermotivation. Außerdem beschränkt sich 5S nicht auf die Produktion, sondern ist genauso auch in indirekten Bereichen erfolgreich anwendbar. Denken Sie nur mal daran, wie viel Zeit Sie damit verbringen Ordnern und Dateien auf Ihrem PC zu finden. Projektordner sind oft willkürlich verschachtelt und Dateien sind nicht aufzufinden, obwohl Sie genau wissen, dass sie existieren. Viele Unternehmen arbeiten bereits seit Jahren erfolgreich mit 5S - Wann schöpfen Sie Ihre Potenziale aus?

 


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